100 JAAR ONTMOETING - 100 JAAR ONTPLOOIING - 100 JAAR ONTWIKKELING Jaarthema

 

 

Protocol Algemene Verordening Gegevens KVG Limburg en haar afdelingen

Hieronder staat schematisch beschreven hoe KVG Limburg en haar afdelingen omgaan met persoonsgegevens:

                                                                              

Welke persoonsgegevens worden bewaard, waarvoor en door wie

1a. Inventarisatie

  1. Gegevens: voorletters of roepnaam, achternaam, postadres, email-adres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, datum aanvang lidmaatschap, geboortedatum, pasfoto
  2. Waar voor worden de gegevens gebruikt: ledenadministratie, toezenden van informatie zoals convocaties, informatie over activiteiten, inning contributie, inning betaling ten behoeve van activiteiten, ledenblad KVG L, afdracht aan KVG L, smoelenboek
  3. Wie beheert de persoonsgegevens: Bestuursleden zoals de penningmeester, secretaris of anderen met taken horend bij bovengenoemde doelen

1b. Overige persoonsgegevens

  1. Welke: foto’s, films en dergelijke
  2. Waarvoor worden ze gebruikt: voor presentatie van activiteiten op de website, convocaties, uitnodigingen en historische overzichten bijvoorbeeld bij jubilea
  3. Wie beheert deze gegevens: de webmaster, bestuursleden met als taak de hierboven genoemde doelen.

1c. Gegevens ten behoeve van onderliggende clubs

  1. Welke gegevens: voornaam, achternaam, meisjesnaam, postadres, mail-adres, telefoonnummer
  2. Waarvoor worden ze gebruikt: registratie lidmaatschap en onderlinge communicatie in de onderliggende clubs
  3. Wie beheert deze gegevens: contactpersoon onderliggende club

Hoe worden de persoonsgegevens bewaard

  1. Computerbestand:
    1. Financiën door de penningmeester
    2. Ledenadministratie door: penningmeester of ……………………………………….
    3. Foto’s en films door: webmaster en fotograaf of door …………………………….
    4. Ledenlijsten van clubs door: contactpersonen van deze clubs: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

  1. Hoe worden deze gegevens beveiligd:

 

  1. Ledenadministratie/ financiële administratie: beveiliging door …………………………………………………………………. ( vermelden beveiligingssysteem van de computer) en wachtwoord bekend bij verantwoordelijk bestuurslid. Wachtwoord wordt vernieuwd tenminste na ………………………………………..( periode noemen)
  2. Foto’s/ films en dergelijke: : beveiliging door ………………………………………………………. ( vermelden beveiligingssysteem van de computer) en wachtwoord bekend bij verantwoordelijk bestuurslid. Wachtwoord wordt vernieuwd tenminste na ………………………………………..( periode noemen)
  3. Onderliggende clubs: : beveiliging door ………………………………………………………………. ( vermelden beveiligingssysteem van de computer) en wachtwoord bekend bij verantwoordelijk bestuurslid. Wachtwoord wordt vernieuwd tenminste na ………………………………………..( periode noemen)

Hoe worden de gegevens gepubliceerd op de website

  1. Bestuurdersgegevens: van de bestuurders worden de namen en functies vermeld, eventueel met een door hen goed gekeurde foto
  2. Secretariaatsgegevens worden bekend gemaakt in de vorm van een email-adres en telefoonnummer
  3. Foto’s, films en dergelijke van activiteiten kunnen afgedrukt worden in verslagen op de site van KVG L en haar afdelingen

Publicatie in ledenbladen en andere schriftelijke informatie

Foto’s, films en dergelijke van activiteiten kunnen gebruikt worden ter illustratie in ledenbladen en andere schriftelijke informatie, zoals uitnodigingen voor activiteiten van KVG L, haar afdelingen of samenwerkingspartners

Correctie en bewaring van persoonsgegevens

  1. Correcties worden verwerkt binnen een periode van twee maanden
  2. Correctie van gegevens wordt uitgevoerd door het verantwoordelijke bestuurslid
  3. Correcties worden verwerkt in:
    1. Ledenadministratie, algemeen
    2. Ledenadministratie bij een activiteit
    3. Ledenlijsten ten behoeve van verzending van nieuwsbrieven en dergelijke
    4. Opslag van foto’s, films en dergelijke
  4. Bij beëindiging van lidmaatschap wordt toestemming gevraagd om opgeslagen foto’s, films en dergelijke te  mogen bewaren voor historische doeleinden

 

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Als persoonsgegevens verstrekt worden aan derden, ten behoeve van bijvoorbeeld het verzenden van nieuwsbrieven of ledenbladen,  wordt te allen tijde een verwerkingsovereenkomst afgesloten , waarin onder andere staat dat de persoonsgegevens alleen gebruikt mogen worden voor het genoemde doel, na bereiking van het doel verwijderd dienen te worden en nooit zonder toestemming doorgeven mogen worden. Zie verwerkingsovereenkomst  met derden. 

Informatie aan de leden over omgaan met persoonsgegevens

  1. Alle leden worden via een ledenavond of via een convocatie op de hoogte gebracht van het bestaan van dit privacy protocol
  2. Alle leden ondertekenen de bij dit protocol horende akkoordverklaring
  3. Nieuwe leden worden geïnformeerd bij aanvang van het lidmaatschap en ondertekenen dan ook de akkoordverklaring
  4. Het protocol is de lezen op de website van het KVGL
  5. Op de website van de afdelingen wordt naar het protocol van KVGL verwezen

Informatie aan bestuursleden

  1. Alle zittende bestuursleden ontvangen dit protocol en ondertekenen de geheimhoudingsverklaring
  2. Nieuwe bestuursleden ontvangen ook dit protocol en ondertekenen ook de geheimhoudingsverklaring bij benoeming tot bestuurslid

Procedure bij het lekken van informatie
 

  1. Er is sprake van een datalek indien persoonsgegevens terecht komen bij derden die geen toegang tot deze gegevens hebben, zoals bij het zoekraken van lijsten op papier of als digitale gegevens terecht komen bij ongewenste derden
  2. Een datalek wordt gemeld bij de voorzitter
  3. Met het verantwoordelijk bestuurslid wordt de datalek besproken
  4. De voorzitter controleert welke gegevens gelekt zijn
  5. De voorzitter onderneemt actie zoals de correctie van het lek, in samenwerking met het betrokken bestuurslid, en contact met gedupeerden
  6. De voorzitter meldt het lek bij de Autoriteit Persoonsgegevens: http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Bijbehorende documenten

  1. Verwerkingsovereenkomst voor samenwerken met derden
  2. Akkoordverklaring door leden van de afdelingen
  3. Geheimhoudingsverklaring door bestuursleden

 

Download het document