NOTULEN BESTURENONTMOETINGSDAG 30-5-2013

Ochtendgedeelte

Mw. M. Schnackers heet namens de afdelingen Bocholtz en Simpelveld allen van harte welkom in Kunst- en Cultuurcentrum de Klimboom te Simpelveld en opent de bijeenkomst.
Niet alleen een bijzonder welkom aan de voorzitster van het Provinciale bestuur,
mw. W. van der Poel en de aanwezige bestuursleden van het Provinciale bestuur, maar ook aan de speciale gasten, Burgemeester M. Clermonts van de gemeente Onderbanken en Burgemeester
R. de Boer van de gemeente Simpelveld.
De heer W. Weijers zal de discussie leiden waarin beide Burgemeesters hun visie en ervaringen zullen delen over het thema van de bijeenkomst van vandaag:
“samenwerken begint met een goed gesprek”.

Discussie
In zijn inleiding heet de heer W. Weijers allen nog eens van harte welkom en vertelt vervolgens kort over een stukje historie van het Kunst- en Cultuurcentrum.
Volgens het woordenboek (de dikke Van Dale) is de betekenis van het woord ‘samenwerken’:
“met elkaar met vereende krachten werken aan eenzelfde taak”.
Beide Burgemeesters M. Clermonts en R. de Boer worden, als ervaringsdeskundigen op het gebied van samenwerken, uitgenodigd hun visie hierop duidelijk te maken.

Allereerst stelt Burgemeester M. Clermonts zich kort voor. Belangrijkste van samenwerken is luisteren. Alleen als je authentiek bent en dingen als jezelf doet, wil de ander een verbond met je aangaan.
Burgemeester R. de Boer stelt zich vervolgens aan de aanwezigen voor. Het gaat er met name om hoe deskundig je de zaken aanpakt. Zodra er sprake is van verschillende belangen zul je moeten samenwerken. Het is juist de kunst om zoveel mogelijk de kracht van de ander aan te boren.

Gaandeweg de discussie zijn door beide Burgemeesters een aantal reacties en opmerkingen naar voren gebracht t.a.v. het onderwerp samenwerken:
• Startpunt van samenwerken is een gesprek.
• Samenwerken begint met de boodschap “ik wil iets van je”.
• Het is belangrijk te weten wat er in je gemeenschap leeft: hiervoor moet je kennis ophalen.
• Daarnaast is het belangrijk dat je zaken kunt uitleggen aan mensen; dit is samenwerken op een andere manier en begint op een laag niveau. Indien je een stap overslaat mis je de verbinding. Samenwerken is ook samen delen.
• Het is moeilijk om altijd de goede beslissingen te nemen.
• Vrouwen worden uitgedaagd zich in te zetten voor de samenleving.
• Complimenten moet je halen uit de energie die het werk oplevert.

• Je kunt het nooit voor iedereen goed doen. Het proces er naartoe is belangrijk.
• Als je nadenkt over de toekomst dan zul je juist samenwerking moeten opzoeken.
• In een kleine gemeenschap is iedereen ingesteld op samenwerking. Samenwerken wordt beleefd.

• Je hebt te maken met homogene en heterogene groepen.
Homogene groepen: zijn op hetzelfde doel gericht en vormen een eenheid om dit te bereiken.
Heterogene groepen: zijn mensen met duidelijk tegengestelde belangen, die uiteindelijk wel willen samenwerken om het zelfde doel te bereiken.
• In heterogene groepen is er sprake van verschillende denkwijzen; hoe groot de verschillen ook zijn, je zult deze moeten proberen te isoleren en hierover moeten discussiëren. Hier ligt de kracht van dialoog en een goed gesprek.
• Je zult met elkaar moeten delen als je een bepaald doel met elkaar wil bereiken.
• Als je iets doet, moet je dit samen doen, het gesprek met elkaar aangaan en steeds weer de energie zoeken de ander iets uit te leggen.
• Wat is nodig voor samenwerking? Dit begint met een goed (met de beste intenties)
gesprek (communicatie; verbale en non-verbale communicatie).
Je proberen te verdiepen in de andere persoon en proberen op tafel te krijgen wat er nu precies gezegd wordt.
Samen nadenken en praten over argumenten.
Communicatie is vaak ook een gevoelskwestie; je moet je veilig voelen en daar is vertrouwen voor nodig.
• Het is niet alleen belangrijk om een verhaal vanuit je eigen perspectief te vertellen, maar zeker ook te luisteren.

Samenwerking geeft positieve kracht en energie. Beide Burgemeesters wordt gevraagd hier vanuit de eigen ervaring over te vertellen.
Reacties en opmerkingen:
• De kracht die er van uit gaat is dat je successen viert; samenwerken om een doel te bereiken.
• Op het moment dat je succes hebt dit ook vieren en vertrouwen hebben dat je er samen uitkomt.
• Ondanks contracten kijken hoe je iets uiteindelijk tot een succes maakt, elkaar het licht in de ogen gunnen.
• Hoe komt je tot samenwerking? Proberen een open vraag te verzinnen in een lastige discussie en mensen uitdagen om mee te denken. Dit is zeker niet gemakkelijk. Zo lang je samen niet meedenkt, komt het niet tot samenwerken.
Train jezelf om te vragen en geef de ander de tijd om er over na te denken. Stilte is niet erg, luisteren is juist belangrijk.
• In een open dialoog ben je wel kwetsbaar, maar dienend voor de ander. Je krijgt meer draagvlak als iets uit de mensen zelf komt. Het is juist belangrijk dat de boodschap over komt. Het proces is belangrijk en hierin moet je kwetsbaarheid centraal stellen. Dit kun je verkleinen door open vragen te stellen.

De heer W. Weijers merkt op dat het mooi is dat de bijeenkomst van vandaag door 2 afdelingen samen zijn georganiseerd. Dit is een goed voorbeeld van samenwerken.
Hij heeft gelezen dat een aantal gemeentes voornemens zijn op ambtelijk gebied te gaan samenwerken. Wat betekent dit voor de samenwerking met Parkstad?
Beide Burgemeesters geven hierop hun reactie:
• Sommige structuren die je bouwt hebben een doel. In Parkstad werken een 8-tal gemeentes samen die elkaar op een aantal centrale thema’s hebben gevonden. Dit brengt grote opgaves met zich mee, samenwerking is dan vaak de beste methode. Gemeentes moeten met elkaar opzoeken hoe belangrijk het is beleidslijnen te delen. Gemeentes moeten maatwerk leveren. Het is belangrijk met elkaar in de eigen identiteit versterking te zoeken en daarnaast met de grote steden samenwerking te zoeken.
• Het is goed periodes van samenwerking af te spreken en gezamenlijk naar oplossingen te zoeken die iedereen tevreden stellen.
Inwoners worden niet beperkt door gemeentegrenzen.
Het gaat niet alleen om economische, maar zeker ook maatschappelijke opgaven. Gemeentes willen kortbij de inwoners blijven; dit is niet gemakkelijk, maar men wil dit wel blijven proberen.
Gemeentes moeten uiteindelijk wel speelruimte krijgen om creatief te zijn, gemeenschapszin en waarde weten te borgen. Het is belangrijk nu al na te denken over wat men in de toekomst wil.
• Belangrijke vraag is: waar voel je je thuis? Het gaat er om, waar je oorspronkelijk ook vandaan komt, je voelt je thuis op de plek waar je woont. Herindeling van gemeentes verandert daar niets aan!

De heer W. Weijers wil de discussie eindigen met de definitie van het woord ‘samenwerken’ volgens Wikipedia: “bijdragen aan gezamenlijk resultaat door optimale afstemming tussen de eigen kwaliteit en belangen en die van een ander”.
Hij bedankt Burgemeester M. Clermonts en Burgemeester R. de Boer voor hun inbreng en overhandigt hen vervolgens een kleine attentie.

Toespraak voorzitter KVG Limburg, mw. W. van der Poel
De aanwezigen krijgen allereerst een 2-tal papieren uitgereikt; deze worden digitaal nog aan alle secretariaten van de afdelingen doorgestuurd (overzicht jaarthema’s + stappenplan).

Mw. W. van der Poel begint haar toespraak met aan te geven dat er vandaag gestart is met een mooie inleiding op het thema “samenwerken begint met een goed gesprek”.
Er is onder andere naar voren gekomen dat je terug naar de basis moet als je wil samenwerken en goed moet luisteren naar wat hierin leeft.
De afdelingen van het KVG zijn de basis. Indien je wil samenwerken moet je goed naar elkaar luisteren en rekening houden met wat allen willen.
Indien we elkaar als gelijkwaardig beschouwen en vertrouwen hebben in elkaar dan kom je tot een goede samenwerking. Dit is de basis om mee verder te gaan.

Voorts vertelt zij kort nog iets over een 3-tal onderwerpen:
Werken in duo’s
Oorspronkelijk komt dit idee van de afdeling Landgraaf; KVG heeft dit idee omarmt.
Wat is de gedachte hierachter? Afdelingen worden uitgedaagd/gevraagd voor bepaalde activiteiten de handen ineen te slaan en samen iets te organiseren t.b.v. de leden.
Over hoe dit precies ingevuld moet worden zijn binnen de afdelingen zeker genoeg ideeën.
De bedoeling is tijdens de volgende RvA van 8 oktober 2013 tijd in te ruimen om met dit onderwerp aan de slag te gaan. Daarnaast wordt er gekeken in hoeverre aanspraak kan worden gemaakt op subsidie vanuit KVG L. Het project “samen nog sterker” is hier al een voorbeeld van.
08 Oktober is de meerjarenbegroting klaar. Dan is ook duidelijk wat, zowel organisatorisch als financieel, mogelijk is m.b.t. “werken in duo’s”.

Raad van Afgevaardigden 08-10-2013
Eind augustus/begin september ontvangen alle afdelingen hier nog de uitnodiging voor.
De RvA zal geheel in het teken staan van het jaarthema “een schat aan talenten”.
Er zullen onderwerpen worden gepresenteerd die hier mee te maken hebben, gericht op de talenten van de bestuursleden zelf als ook op hun bestuurlijke talenten als bestuurders van het KVG.
Het gaat er om eigen talenten zo in te zetten om je sterke kanten het beste tot ontplooiing te laten komen.
Aangezien één dag niet voldoende is zijn een 3-tal workshopdagen (extra) ingepland, nl.:
07-11, 13-11 en 19-11 (locaties in Noord-, Midden- en Zuid-Limburg). Nadere informatie hierover wordt kenbaar gemaakt via Tussendoortjes.

“Een schat aan talenten” voor leden
In het overzicht jaarthema’s staan de thema’s in volgorde aangegeven:
2013 “samenwerken begint met een goed gesprek”
2014 “een schat aan talenten”
2015 “ook jij bent welkom”
2016 “we zijn er ook voor anderen”

De titels zijn hetzelfde als die van de projecten die in de periode 2013-2016 worden gerealiseerd.
Daarnaast worden er nog 2 projecten opgepakt: “samen nog sterker” en “ontmoeting door communicatie”. Deze projecten worden nog nader toegelicht.

“Een schat aan talenten”: voor de invulling van dit project is inmiddels een werkgroep gevormd.
2013 is zullen voorbereidende werkzaamheden plaats vinden. Dit moet leiden tot een concrete ledenactiviteit in 2014 (informatie hierover wordt dan gegeven tijdens de RvA van februari 2014).

Waarom een werkgroep? Om zoveel mogelijk voeling te krijgen met wat er leeft en waar behoefte aan is.
Ook voor uitwerking van de andere thema’s zijn nog werkgroepen nodig.

Projecten:
“Samen nog sterker”
Dit project wordt vooral door KVG L ingevuld in samenwerking met andere organisaties in de Provincie (bijvoorbeeld Zij-Actief – project: Singles op Stap).
KVG L heeft besloten niet verder te gaan met het aangeboden project van het KBO: “omgaan met verlies”. Veel leden van KVG zijn tevens lid van KBO en hebben dit project al aangeboden gekregen. Daarnaast past het thema niet binnen de thema’s van het KVG en was dit te kostbaar.

“Ontmoeting door communicatie”
Het gaat hier om een bijzonder project: alles wat je doet om iets zo goed mogelijk aan andere bekend te maken. Hierbij moet je goed nadenken over: wat doe je? Wie hoort dit te weten?
Communicatie zoekt steeds nieuwe wegen; deze zijn nodig om een brug te slaan naar andere generaties.
Er ligt zeker een uitdaging voor de werkgroep die dit oppakt:
1) Bestaande communicatiemiddelen goed gebruiken
2) Nadenken over nieuwe communicatiemiddelen.

In alles wat je doet heb je communicatie nodig. Als KVG sta je met z’n allen sterk door de jaarthema’s en projecten goed neer te zetten.
Bestuursleden of leden met een bijzonder taak (PR) worden gevraagd zitting te nemen in de werkgroep. Nog niet van alle afdelingen is aanmelding hiervoor ontvangen. De afdelingen die dit nog niet gedaan hebben kunnen dit nog doen tot uiterlijk 01-09-2013.

Stappenplan:
Hierin staan alle stappen vermeld die gevolgd kunnen worden bij uitvoering van een bepaald project, c.q. wordt uitleg gegeven over wat dit voor de werkgroepen inhoudt.
Als voorbeeld is het project “een schat aan talenten” ingevuld. Mw. W. van der Poel licht het stappenplan kort toe.

Vragen
*Is het de bedoeling dat vanuit elke afdeling iemand gekozen wordt in een werkgroep die in de vergaderingen voorlegt wat vanuit elke afdeling naar voren is gekomen?
Mw. W. van der Poel legt uit dat er 16 afdelingen zijn, te verdelen over 4 werkgroepen. In elke werkgroep nemen dus 4 afgevaardigden van verschillende afdelingen plaats.
Via het secretariaat wordt de werkgroep geïnformeerd over de data van overleg.
De werkgroep komt bij elkaar en brainstormt over alle ideeën. Deze worden vervolgens uitgewerkt tot een beleidsplan en projecten die hiervan zijn afgeleid. Voor elk project is een uitwerking beschikbaar.

*In hoeverre heeft het zin om je nog aan te melden voor een werkgroep als je in oktober volgend jaar uit het bestuur gaat?
Opgave voor een werkgroep is alleen zinvol indien je een bepaald project ook kunt afmaken. Het kan ook een lid van een afdeling zijn die in een werkgroep zitting neemt.

*Resultaten van de werkgroepen: gaat dit rouleren?
Dat ligt er aan; werkgroepen moeten tijdig en goed informeren. Soms wordt iets uitgewerkt tot een bepaald niveau. Samen iets ondernemen leidt tot leuke resultaten waar je zelf veel plezier aan hebt. Uit successen komt een stuk meerwaarde voort. Vandaar dat voor deze formule gekozen is; samen voor het KVG veel bereiken.

*”Samenwerken in duo’s”: is het ook mogelijk financiële ondersteuning te krijgen indien wordt samengewerkt met Zij-Actief bijvoorbeeld?
Deze vraag kan op dit moment nog niet beantwoord worden; e.e.a. hangt af van de meerjarenbegroting. Op basis hiervan is in oktober meer duidelijkheid te scheppen.
Eerste voorwaarde is in ieder geval dat het om innovatieve projecten moet gaan.

*Organisatie besturenontmoetingsdag 2014: de afdelingen worden uitgenodigd zich kandidaat te stellen voor de organisatie van de besturenontmoetingsdag welke zal plaatsvinden op: 06-05-2014.

Afsluiting
Mw. W. van der Poel bedankt allereerst de afdelingen Bocholtz en Simpelveld voor de organisatie van deze prachtige dag die tot nu toe hele mooie inzichten heeft gebracht ten aanzien van het thema “samenwerken begint met een goed gesprek”.

Afsluitend licht de heer W. Weijers nog kort de verdere gang van zaken en invulling van het middagprogramma toe.

De ochtendsessie wordt om 12.15 uur beëindigd

01-06-2013
M. Thijssen / SeBuMa